Digital samverkan i kris – är du redo?

I kristider testas vår förmåga inom många områden. Digital samverkan är ett konkret exempel på område som handlar om att förmedla, ta emot och hantera information mellan olika organisationer, ofta i form av tjänster. Sannolikt är det många myndigheter som under pågående pandemi utforskar just möjligheter att införa digitala lösningar i samverkan med andra aktörer för att minimera effekterna av den kris som vårt samhälle nu brottas med på många olika plan. Men interna utmaningar och bristande förmågor leder dessvärre till manuella processer som är stora tidstjuvar, slukar resurser i form av personal och skapar stora risker vad gäller datakvalitet.

Kraven på samverkan kring digitala tjänster och komponenter är ingen ny företeelse, de fanns långt före pandemins intåg.  Inom EU fanns flera initiativ såsom ”Single Digital Gateway” och “eGovernment Action Plan 2016-2020” med krav på informationsdelning och samverkan mellan myndigheter, regioner och kommuner både nationellt och  internationellt.

I Sverige var vi tidiga med att digitalisera och svenska myndigheter var i många fall pionjärer. Men i takt med att medborgare och företag idag förväntar sig samma service och kundmöten från offentlig sektor som man gör privat, har offentligsverige succesivt halkat efter i den digitala omställningen. Vi befinner oss i ett paradigmskifte där det är medborgarnas krav på information och bekvämlighet som sätter agendan och inte bara myndigheternas.

Detta har lett till ett behov av att inordna offentliga tjänster efter olika livshändelser i vardagen, stora som små, som inkluderar kontakter med flera olika myndigheter och privata aktörer. Det skulle kunna handla om att myndigheter flyttar kundmöten och andra tjänster in i medborgarnas miljö till ett gränssnitt som inte är myndigheternas egna. För att lyckas med denna vision krävs ett utvecklat digitalt ekosystem för bättre samverkan mellan myndigheter, kommuner och länsstyrelser som även inkluderar privata aktörer. Transformationen handlar om att ompröva var myndigheter ska finnas och hur de ska fungera tillsammans med andra myndigheter och privata aktörer. Målbilden skulle kunna vara att ansvarig myndighet tillhandahåller en paketerad tjänst där exempelvis informationsdelning och tillståndsprövning från andra förvaltningsorgan är inkluderad i tjänsten. För att lyckas krävs ett internt omtag som även innefattar juridik, ekonomi samt nya former för koordinerad styrning och utveckling.

De två initiativen ”Nationellt ramverk för grunddata” och ”Gemensam digital infrastruktur" har börjat skapa förutsättningar för att förenkla och effektivisera informationsutbytet mellan svenska organisationer. Kraven på ökad samverkan påverkar både de myndigheter som ska leverera initiativen och de som i framtiden ska dra nytta av resultatet.

Men hur föreberedda är svenska myndigheter på att samverka kring digitala tjänster idag?

PA Consulting har genomfört en studie med drygt 30 makthavare och utförare inom Myndighetssverige för att ta reda på saken som vi för första gången presenterade på eFörvaltningsdagarna den 20-21 januari 2021 och som finns att ladda ner i detta nyhetsbrev.