Hele NAV blir smidigere

Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) har i en lengre periode hatt fokus på effektivisering og måloppnåelse i organisasjonen. Ett av virkemidlene som direktoratet har tatt i bruk er agilt lederskap og tjenesteutvikling. Resultatet er økt produktivitet og mer motiverte ansatte.

«Agil omstilling» er kanskje det heteste begrepet hos toppledere om dagen. Utrykket som mange forbinder med softwareindustrien på starten av 2000-tallet, beskriver en «smidig» arbeidsprosess med rask levering av produkter og tjenester til markedet, og kontinuerlig testing og videreutvikling av disse. Vi har snakket med Kristian Munthe, Avdelingsdirektør i NAV, om hvordan agil omstilling og lederskap kan føre til en bedre brukeropplevelse av NAV sine tjenester.

Hva trigget NAV til å jobbe mer agilt?  
Bakgrunnen for at NAV har slengt seg på agility-bølgen, var ønsket om en mer effektiv virksomhet og økt verdi for sluttbrukeren. Den nye arbeidsformen gjør at direktoratet tenker annerledes på arbeidsprosesser og fordeling av arbeidsoppgaver internt. Metoden medfører større rom for eksperimentering og testing av tilbudene våre forløpende, samtidig som vi har rom for å gjøre tilpasninger der vi ser at det er nødvendig.

Hva krever agil omstilling av organisasjonen?
Den nye arbeidsmetoden har først og fremst krevd godt samarbeid og vilje hos de ansatte til å tenke nytt: Forretningseksperter, brukere og tjenestedesignere jobber på tvers av ulike arbeidsområder – de løser utfordringer og skaper verdi sammen, og da er godt samarbeid alfa og omega. Agil omstilling krever i tillegg en større grad av tverrfaglighet og en kultur for åpenhet og rom for eksperimentering med oppgaver.

«Godt samarbeid og vilje til å tenke nytt er alfa og omega.»

Kan hele NAV bli agilt, fra «topp til tå»?
NAV ønsker å fortsette å bruke en agil lederstil i sine fremtidige arbeidsprosesser. Vi ser at denne metoden for oss har bidratt til økt verdiskapning, samtidig som det hjelper oss til å tenke utenfor boksen. Et konkret eksempel på en suksesshistorie som er resultat av omstillingen er DigiSYFO – heldigitaliseringen av sykefraværsoppfølgingen, som også vant Difi sin Digitaliseringspris i 2017. I tillegg har omstillingen betydd mye for ansatte i NAV, som både leverer oftere og raskere på arbeidsoppgavene enn tidligere. Medarbeidere trives med å jobbe tverrfaglig og autonomt i et mindre hierarkisk system.

Har kulturen og ansatte vært åpen for denne prosessen?
Å tilpasse seg den nye arbeidsformen tar tid, og det er krevende for alle i organisasjonen å stå i store endringsprosesser. Mange medarbeidere synes nok at det er utfordrende å endre etablerte tankesett om hvordan man jobber til vanlig, samtidig ser vi at tverrfagligheten gjør at det er større rom for en jevn fordeling av oppgaver, og at det blir flere som kan ta hånd om ulike ansvarsområder og ta på seg forskjellige roller. Omstillingen krever mye av ledelsen, og derfor har vi i tillegg ansatt agile «coacher». Til gjengjeld ser vi at resultatene er gode.

Hvordan ser veien videre ut for NAV nå?
Etter å ha opplevd suksess i ulike enkeltprosjekter, blir neste steg å ta i bruk virkemidlene på andre og større områder i direktoratet. Det er imidlertid viktig å ikke glemme produktfokuset – omstillingen skal ikke bare handle om innføring av nye arbeidsprosesser. Tilfredse sluttbrukere og en mer effektiv organisasjon er hovedformålet.

Hvordan kan andre offentlige virksomheter som kommuner, sykehus og etater ta i bruk agile metoder? 
Det viktigste for en organisasjon som ønsker å gjøre en agil omstilling er først og fremst å finne ut hvor skoen trykker. Man må være villig til å gi medarbeidere sjansen til å jobbe på nye måter for å løse utfordringer, men det viktigste fokuset må hele tiden være på forretningsutvikling og hvordan man kan forbedre virksomheten. I tillegg må god kommunikasjon og åpen dialog på plass: Sørg for å kommunisere til alle ansatte hva omstillingen egentlig handler om. Virksomheten er avhengig av å ha ansatte som både tror på og forstår hva prosjektet dreier seg om.

«Fokus på forretningsutvikling og god kommunikasjon er avgjørende.»